Som håndverker er det ikke alltid like fristende å bruke tid på dokumentasjon, spesielt på mindre prosjekter. Men å ha papirene i orden gir verdi for både bedriften og kunden. Boligmappa vil derfor hjelpe deg med å forstå hvorfor du bør dokumentere alle jobber, uansett størrelse.

– Vi anbefaler alle våre kunder å bruke Boligmappa. Det er ikke bare enkelt for oss, men det er enkelt og ikke minst smart for kunden. Det mange ikke vet er at vi som bedrift og de som kunde kan spare mye på å ha dokumentasjonen lagret i Boligmappa, sier Fredrik Aasvestad, elektromontør i EL-PROFFEN.

Dokumentasjonen følger boligen i hele dens levetid

I Boligmappa kan du samle all dokumentasjon om boligen digitalt. Her vil den ligge lagret hele boligens levetid og følge med til neste eier ved salg. Det betyr at du slipper å forholde deg til kunder som etterspør dokumentasjon på arbeid som ble utført for to år siden, kunder som er misfornøyde fordi du ikke har spart på deres dokumentasjon etter seks år eller nye boligeiere som vil ha en oppdatering på alt arbeid som ble gjort av den forrige eieren.

I tillegg vil du ved å dokumentere i Boligmappa bli lagret som Boligens Håndverker. Det gir deg god synlighet neste gang en håndverker skal velges til et prosjekt av eksisterende eller nye eiere av boligen.

– Gode rutinger på dokumentasjon blir viktigere og viktigere – spesielt med den nye avhendingsloven. Gjennom Boligmappa får bedriftene også et symbol på seriøsitet og økt synlighet, noe som fører til økt etterspørsel av nye oppdrag. Boligeier får et oversiktlig register over hva som er utført av tjenester og oppdrag, og det sikres at dokumentasjon er synlig for alle relevante parter gjennom hele boligens levetid, forteller Baard-Espen Hansen, daglig leder i Elkonor.

Å ha papirene i orden skaper trygghet og minsker risikoen for konflikt

God dokumentasjon er verdipapirer som gir rett til garantier og reklamasjoner. Dokumentasjon på hvem som har vært håndverker og at arbeidet som er utført er gjort etter gjeldende regler er en god trygghet å ha med seg for både bedriften og boligeier. Som håndverker er du pliktig til å levere nødvendig dokumentasjon, men det kan også lønne seg å levere det lille ekstra.

Eksempler på hva du kan dokumentere (i tillegg til minstekrav):

• Bilder av ferdig prosjekt – hele rommet eller området du har jobbet med
• Detaljbilder av rør, elektrisk anlegg m.m.
• Fargekoder
• Detaljert produktinformasjon på alt av materialer og produkter (spesielt det boligeier kan erstatte på egenhånd)
• Intruksjonsmanual eller tips til bruk og vedlikehold

Manglende dokumentasjon kan ved tilsyn pålegge boligeier avvik som må utbedres. I tillegg vil en takstmann som regel sette lavere tilstandsgrad om dokumentasjon mangler. Dette er faktorer som kan føre til en konflikt eller forsikringssak mellom deg og boligeier. Dessuten vil du med mer dokumentasjon skape mer synlighet for egen bedrift i boligeiers boligmappe – noe som kan føre til mersalg da boligeiere ofte velger håndverkere som kjenner boligen fra før.

– Fjorårets endringer i avhendingsloven gjør det ekstra viktig å ha dokumentasjon på utført håndverkerarbeid. Mangler man dokumentasjon kan takstmannen sette TG3. Det er laveste tilstandsgrad, og tilsvarer egentlig verdiløst. Derfor er dokumentasjon blitt verdipapirer, forteller Eirik Vigeland, kommunikasjonssjef i Boligmappa.

Mindre ekstraarbeid med digital dokumentasjon

El-tilsynet og bygningssakskyndige kan kontrollere dokumentasjon i Boligmappa via sine systemer uten at du som håndverker trenger å foreta deg noe. Men dette gjelder kun om du som bedrift har levert dokumentasjonen i Boligmappa.

Boligeier kan også selv laste opp dokumentasjonen til sin boligmappe. Men El-tilsynet vil da ikke kunne kontrollere den. De er avhengige av at en håndverker har lastet opp dokumentasjonen. Velger boligeier å benytte håndverker som ikke bruker Boligmappa må den med andre ord laste opp dokumentasjonen i Boligmappa selv, for deretter å laste den ned igjen for overlevering ved tilsyn. Dette er det mulig boligeier ikke gjennomfører og da vil du som håndverker risikere å bli dratt inn i prosessen hver gang det skal være tilsyn på boligen.

– Dokumentasjon er det viktig å ha kontroll på. Som Norges største elektrikerkjede er det viktig for oss i EL-PROFFEN å hjelpe alle med å ha kontroll på det. Derfor sender vi all dokumentasjon rett i Boligmappa, sier Sven Arild Bransdal, markedssjef i EL-PROFFEN.